Durante el proceso de control, es habitual que la matriz de requisitos esté conformada por un set de documentos cuya complejidad de análisis y validación no sea la misma.
Dependiendo del grado de complejidad, la aprobación de un documento, puede llegar a requerir del análisis de varias personas con distintos roles y de diferentes áreas de la organización, debiendo cada una de ellas validar y/o aprobar algún aspecto específico del documento en cuestión.
Para poder incorporar a diferentes personas o áreas en el control de un documento es necesario disponer de un canal de aprobación, lo cual no siempre es sencillo, ya que por cada tipo de documento que forma parte de la matriz puede variar las áreas, jerarquías, reglas y plazos que se deben cumplir.
En esta nota queremos presentarte diferentes escenarios en los que podría ser necesario crear un canal de aprobación y las diferentes opciones para hacerlo, en base al sistema probado de nuestro Módulo Certronic Flow.
Usuarios y puntos de control
Primero, estableceremos qué áreas y quiénes, dentro de ese área, van a formar parte del circuito de control. Por ejemplo, en el caso de ser una alta de personal, la misma será aprobada por el área de RRHH, contaduría y administración. Una vez que tenemos a los usuarios que participarán, vamos a determinar el orden en que participarán dentro del recorrido.
Digitalizar este proceso, facilita a que cada empleado se focalice en validar lo que le corresponde, sin preocuparse por el resto del proceso, por ejemplo, a quién enviárselo si no es correcto. El sistema le avisará la documentación pendiente por ver y, una vez chequeado, Certronic automatizará el flujo de envíos en el circuito virtual.
Orden de control
Una vez que tenemos los puntos de control, debemos establecer si hay un orden necesario para su aprobación y si todos deben aprobarlo o basta con alguno de los usuarios. Es importante tener en claro cuál va a ser el camino del documento y que todos los integrantes lo tengan en claro, para no cometer errores.
Vamos a ver cuatro ejemplos, que fácilmente pueden armarse con Certronic Flow. Para esto, tomaremos dos usuarios que llamaremos Pedro y Juan.
Dos usuarios, misma aprobación
Supongamos que Pedro y Juan trabajan en el mismo área, en ese caso, sería lo mismo que uno u otro apruebe el documento, para que continúe su curso.
Primero uno, luego el otro
Otro caso, sería que el documento tenga un orden estricto de aprobación, en este caso que Pedro sí o sí tenga que validarlo, antes que Juan. En caso de ser un alta de personal, por ejemplo, primero lo verá RRHH y luego administración.
Dos, en cualquier orden
También, puede ser que ambos deban verificarlo, pero sin cumplir un orden estricto.
Plazos
Una vez que tenemos definidos los usuarios que van a intervenir y el orden del circuito, debemos establecer plazos en que estos documentos deben ser controlados y aprobados.
Para esto, Certronic Flow, nos permite establecer plazos individuales y totales, alertando a los usuarios con notificaciones para que nunca se le venzan los plazos. Incluso, permite a los usuarios ordenar por fecha las auditorías pendientes, para darle prioridad a las más urgentes.
Además, cuenta con beneficios para los coordinadores, permitiéndoles ver los tiempos de control que tiene cada usuario y dónde hay que realizar mejoras en el proceso de control para cumplir con los tiempos estipulados.
Circuito final
Una vez que hemos terminado nuestro circuito, nos quedará un diagrama similar a este:
Esto se deberá realizar por cada matriz de aprobación documental. Es un proceso complejo, que hemos digitalizado y simplificado con Certronic Flow, para que puedas realizarlo en segundos, de manera simple e intuitiva. Además, también ahorrarás tiempo en la trazabilidad de la documentación, pudiendo detectar problemas a la hora de auditar la documentación en tiempo real. Esta herramienta facilitará el trabajo de todos los integrantes, ya que no deben preocuparse por solicitar que se le envié el documento o por a quién deben enviarlo si está aprobado o desaprobado; solo se deben ocupar en verificar lo que tienen en su bandeja de entrada y nada más, asegurándote una mayor focalización en su trabajo y aprovechando al máximo el tiempo de tus colaboradores. Gracias a la flexibilidad de Certronic Flow, vas asegurarte de que se cumplan todos los pasos de aprobación, en el tiempo que necesitas.
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